伝わる報告書はこう書く！失敗しない分かりやすい文章構成のコツ
「せっかく報告書を書いたのに、『結局、何が言いたいの？』と上司に言われてしまった…」
「報告書の書き方がわからず、作成に時間がかかってしまう…」
報告書は、仕事を進める上で欠かせないビジネス文書の一つです。しかし、結論が分かりやすいように書くのは意外と難しいものです。分かりにくい報告書は、読み手の時間を奪うだけでなく、あなたの評価にも影響しかねません。
この記事では、なぜ報告書が失敗してしまうのか、その原因と、誰でも実践できる分かりやすい文章構成のコツを解説します。
なぜ報告書は失敗するのか？よくある3つの原因
分かりやすい報告書が書けないのには、いくつかの共通する原因があります。
1. 結論が不明確
まず最初に結論を書かないと、読み手はすべての文章を読まなければ内容を理解できません。報告書は小説ではないので、読み手を焦らす必要はありません。
2. 情報が多すぎる
報告書に、関連性の低い情報や不要な情報を詰め込みすぎると、本当に伝えたいことが埋もれてしまいます。
3. 主観的な表現が多い
「〜だと思います」「〜かもしれません」といった曖昧な表現は、あなたの文書力を低く見せ、信頼性を損ないます。
分かりやすい報告書にするための文章構成のコツ
読み手に「伝わる」報告書を作成するためには、文章構成が非常に重要です。
1. 結論ファーストで書く
最も重要なのは、冒頭で結論を述べることです。これはビジネス文書の鉄則です。
例：「〜についてご報告します。結論から申し上げますと、今回のプロジェクトは成功しました。」
2. 5W1Hで情報を整理する
「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の6つの要素で情報を整理すると、誰が読んでも内容を正確に把握できます。
3. PREP法でロジックを固める
ロジカルシンキングの基本であるPREP法（Point-Reason-Example-Point）を活用すると、説得力のある簡潔な文章になります。
Point（結論）：最も伝えたいこと
Reason（理由）：なぜそう言えるのか
Example（具体例）：具体的な事例やデータ
Point（結論）：もう一度結論を繰り返す
4. テンプレートを活用する
報告書 テンプレートやフォーマットを事前に準備しておけば、書類 作成の効率化につながり、内容に集中できます。報告書 項目を事前に決めておくのも良いでしょう。
これらのコツは、議事録やビジネス メールなど、様々なビジネス文書に応用できます。新入社員 研修でも学んでおきたい重要なスキルです。
まとめ
報告書の失敗は、文章構成のコツを知ることで防げます。
分かりやすい報告書は、あなたの仕事を効率化し、あなたの評価を上げてくれます。
ぜひこの記事を参考に、あなたの文書力を向上させ、伝わる報告書作成の第一歩を踏み出してください。